Что меняется
Спикерами семинара выступили руководители, курирующие внедрение и сопровождение электронных транспортных накладных: Денис Чернов, Элина Черникова, Дарья Ноздря и Жанна Чернышева. Каждый из экспертов представил информацию, которая позволила участникам ознакомиться с подходами к цифровизации перевозочной документации.
Для бизнеса это не просто «заменить бумажку на цифру». Речь идет о комплексной перестройке процессов — на стыке бухгалтерии, логистики, юриспруденции и IT. Это история про то, как заставить бухгалтера говорить с айтишником, логиста — с юристом, а всех вместе — понять, кто, чем и где подписывает.
Электронные перевозочные документы постепенно полностью заменяют бумажные. Форматы утверждаются ФНС по согласованию с Минтрансом, а порядок обмена устанавливается правительством РФ.
Раньше такие тектонические сдвиги в перевозках длились годами. Законопроекты, комитеты, бесконечные «давайте подумаем». Теперь всё иначе: ФНС утвердила, Минтранс не возражает, правительство поставило резолюцию. Всё, процесс пошёл. Догоняйте.
С 1 сентября 2026 года электронная форма становится обязательной для автомобильных, железнодорожных и воздушных перевозок.
Документы в электронной форме признаются всеми участниками сделки, контролирующими органами и судами.
Дополнительно усиливается регулирование экспедиторской деятельности: формируется государственный реестр экспедиторов, вводится обязательность электронных экспедиторских документов.
Переход на ЭТрН — это не просто цифровизация документов. Это полная перестройка процессов отгрузки и учета, которая требует согласования бухгалтерии, юристов, IT и логистики, — отмечают эксперты.
Для кого это важно
- Стороны договоров перевозки груза: грузоотправители (включая платную доставку клиентам), перевозчики, грузополучатели, склады ответственного хранения.
- Стороны договоров транспортно-экспедиторских услуг: заказчики, экспедиторы.
Не подпадают под обязательное оформление ЭТрН: бесплатная доставка собственным транспортом, экспорт, импорт и транзитные перевозки.
Бухгалтерия должна быть готова к тому, что электронные документы станут обязательными для всех участников сделки. Несоответствие грозит штрафами и налоговыми рисками, — подчеркивают эксперты.
Запомните эти даты. От них уже не отмотать.
1 марта 2026 года — старт регистрации экспедиторов в ГосЛог, усиление требований к экспедиторам.
29 апреля 2026 года — окончание регистрации экспедиторов в ГосЛог.
1 сентября 2026 года — обязательность ЭТрН и электронных экспедиторских документов; перевозка пива, сидра и другой слабоалкогольной продукции — только с ЭТрН.
1 марта 2027 года — электронная форма TTH для оборота алкогольной продукции; регистрация перевозчиков и автомобилей в ГосЛог.
Малый бизнес может развернуться за неделю, а крупным компаниям нужно полгода, чтобы просто договориться о новой схеме работы с юристами. Сентябрь уже близко.
Главная задача крупных компаний — пройти подготовку заранее. Чем раньше вы настроите процессы и протестируете систему, тем меньше рисков в сентябре 2026 года, — подчеркивают спикеры.
Почему это важно для бухгалтерии
Бухгалтерия — одно из ключевых звеньев перехода на ЭТрН. Именно на нее ложится ответственность за корректность первичных документов, подтверждение расходов, вычеты по НДС и ответы на требования налоговых органов.
Налоговые инспекции регулярно запрашивают подтверждение реальности сделок. Транспортная накладная — один из ключевых документов. При переходе в электронный формат важно обеспечить корректность данных и их доступность в системе, — подчеркивают эксперты.
Кроме того, 2026 год сопровождается и другими изменениями — налоговой реформой, корректировками по спецрежимам. Однако игнорировать переход на ЭТрН нельзя: ответственность за отсутствие электронного документа будет сопоставима с отсутствием первички.
Основной риск — организационный
По мнению Дениса Чернова, руководителя направления электронных перевозочных документов компании «ПРОКС», самый сложный этап — не технический, а организационный:
Первое, что нужно сделать, — детально нарисовать весь процесс перевозки: кто формирует документ, кто подписывает, в какой системе, какой электронной подписью. Только после согласования с юристами и бухгалтерией можно переходить к IT-настройке, — говорит он.
Переход затрагивает:
- перераспределение ролей сотрудников;
- изменение бизнес-процессов отгрузки;
- корректировку договоров с перевозчиками и клиентами;
- выпуск электронных подписей и машиночитаемых доверенностей;
- настройку интеграций.
Без предварительного моделирования процессов компании рискуют столкнуться с противоречиями между требованиями бухгалтерии, логистики и договорных обязательств.
Большинство крупных компаний уже работают в 1С. Это упрощает переход.
Ведущий менеджер отдела электронных транспортных накладных компании «ПРОКС» Дарья Ноздря отмечает:
Ключевое преимущество решения от Saby (Саби) — несколько вариантов работы: привычной среде 1С, в личном кабинете через интернет браузер, в приложении, установленном на смартфон. Сервис встраивается в существующую систему, не требуется осваивать отдельный программный продукт. Обмен с контрагентами также происходит через стандартные механизмы.
Очень важны удобные мобильные приложения для водителей и кладовщиков. Они позволяют выполнять нужные операции и подписывать документы непосредственно в месте передачи груза.
Это особенно важно для крупных компаний с распределенной структурой и большим автопарком.
Одна из ключевых рекомендаций — не начинать с «боевой» перевозки без предварительной отработки процессов.
Специалисты компании «ПРОКС» подчеркивают:
Не оформляйте первую электронную накладную на реальный рейс. Проведите тестовую эксплуатацию на основании уже завершенной перевозки. Это позволит выявить ошибки без риска для бизнеса, исключит простои автотранспорта.
Тестовый период позволяет:
- проверить корректность маршрутизации документов;
- убедиться в правильности подписания;
- протестировать интеграцию с ГИС ЭПД;
- обучить сотрудников.
Особенно важно заранее договориться с партнерами, с которыми будет проходить тестирование: перевозка всегда включает минимум трех участников — грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Стратегия подготовки для крупного бизнеса
Переход потребует комплексного подхода:
- Анализ текущих бизнес-процессов.
- Определение ответственных сотрудников.
- Настройка IT-систем и интеграций.
- Обучение персонала.
- Юридическая корректировка договоров.
- Тестовая эксплуатация.
- Масштабирование на всех контрагентов.
Крупные компании в любом случае пройдут этот путь. Вопрос не в том, переходить или нет. Вопрос — сделать это заранее и управляемо или в аврале, когда система упадет, контрагенты начнут рвать договоры, а налоговая — выставлять штрафы, — резюмирует Денис Чернов.
Несмотря на то, что сентябрь 2026 года кажется далеким, практика показывает: основной поток запросов на внедрение начинается за несколько месяцев до обязательного срока. В этот момент нагрузка на операторов и интеграторов резко возрастает.
Переход на электронные транспортные накладные — уже не отдаленная перспектива, а ближайшая реальность.
Сентябрь 2026 года наступит независимо от степени готовности бизнеса, и разница будет лишь в том, войдет компания в этот период с отлаженными процессами или в режиме аврального устранения ошибок. Оптимальная стратегия — начать подготовку сейчас, когда есть время на анализ, тестирование и обучение команды без ущерба для текущей деятельности.
Компания «ПРОКС», официальный представитель аккредитованного оператора ГИС ЭПД, отмечает рост интереса к теме и рекомендует начинать подготовку заранее.
Получить консультацию по внедрению электронных транспортных накладных и настроить интеграцию с 1С можно в компании «ПРОКС».
16+
