Секретарь - это звучит гордо!
В переводе со старолатинского слово secretarius обозначает "доверенное лицо". Действительно, отношения между секретарем и начальником обычно бывают достаточно доверительными. К этому просто обязывают должностные полномочия.
Распространено мнение, что современный секретарь - это не поступивший в вуз абитуриент или человек, который просто не смог после получения диплома найти более подходящее место. Однако никаких реальных подтверждений этого тезиса в жизни нам найти не удалось. "Наоборот, секретарь сегодня - это осознанный выбор. Так просто со всем кругом обязанностей не справиться. И вообще, "тепленьким местом" работа секретарши считалась лет 10, минимум 5 назад", - рассказала нам одна из носителей профессии, пожелавшая остаться неизвестной. Впрочем, "осознанный выбор" - сказано, наверное, слишком смело. В глубине души каждая секретарша считает себя способной на большее, а свое рабочее место - "трамплином" для более престижной работы. И у нее есть для этого все основания. Только вот нередко секретарь знает "обо всем понемножку", а посему возможность карьерного роста у него есть только в направлении административной деятельности. Например, он может стать офис-менеджером или заместителем руководителя по общим вопросам.
Как бы то ни было, профессию секретаря не назовешь легкой. Помимо своих обязанностей, в которые обычно включаются встреча и прием посетителей, ответы на телефонные звонки, планирование и организация деловых встреч, оформление документации и разработка плана рабочего дня руководителя, на секретаря обычно ложится сложная психологическая нагрузка. Этой профессии просто сопутствует состояние "подвешенности": секретарь должен умело балансировать между начальником и подчиненными, сохраняя при этом хорошие отношения со всеми. Недаром говорят, что хороший секретарь удваивает эффективность своего шефа, а плохой уменьшает ее наполовину.
Какие они бывают
В поиске информации о том, какие они - сегодняшние секретари, нам удалось найти шесть вариантов классификаций. Самая примитивная из них включает в себя лишь три пункта, а самая подробная - аж пятнадцать. Какими только не видят авторы данных исследований секретаря. За звучными характеристиками "центр вселенной", "воинствующие амазонки", "агрессивные прагматики" или "вторые мамы" скрываются всегда почему-то таящие опасность для шефа личности. Во всех классификациях только один тип секретарей настроен нейтрально. Имя им - "золотая середина". Впрочем, если обобщить все эти исследования, выкинуть натяжки и недоговорки, то довольно легко можно получить четыре типа секретарей. Мы сознательно решили не присваивать им никаких иносказательных имен - каждый может сделать это сам.
Итак, во-первых, чрезвычайно милые и женственные секретарши с широко распахнутыми глазами и наивным взглядом. Отличающая тактика поведения - подкупающая непосредственность и искренность, которые просто обезоруживают неготового к такому приему посетителя. В коллективе такому человеку всегда хотят помочь, утешить и обогреть. Сама она знакома со всеми и готова разговаривать на любые темы бесконечно. Правда, большую часть ее работы приходится выполнять кому-то другому, несмотря на два ее высших образования и знание пяти иностранных языков. В случае увольнения, шеф в ее глазах навсегда останется страшным эгоистом и бессердечным тираном.
Во-вторых, как правило, средних или преклонных лет дама, пользующаяся безграничной любовью всего коллектива, поскольку беспрекословно выполнит любую просьбу. Она с готовностью побежит на рынок за свежим сыром для тещи шефа и безропотно сделает любую внеплановую работу, подкинутую неопытным коллегой. Она знает о личной жизни сотрудников и начальства буквально все, но никогда не сболтнет лишнего. Она готова сидеть на работе хоть до утра, скрывая свое плохое самочувствие. Основная тактика поведения - основательность и просвещенность в любых вопросах, с приведением убедительных примеров из жизненного опыта. Однако, несмотря на все эти положительные качества, такие секретари "котируются" на рынке услуг достаточно низко. Подводит их занудство.
В-третьих, это волевая дама, которую почему-то все называют уважительно-ласкательным именем (типа "Машенька" или "Шурочка"). Самый распространенный тип секретаря из приемных чиновников. Люди могут 10 минут почтительно стоять у ее стола в ожидании, когда же, наконец, она соизволит оторваться от телефона. Тактика поведения - именно они самое важное лицо на нескольких квадратных метрах приемной. Жесты повелительны, просьбы настойчивы. За такой секретаршей шеф как за каменной стеной. Она фильтрует всю входящую и исходящую информацию, формируя, таким образом, не только мировоззрение шефа, но и его имидж среди окружающих.
В-четвертых, почти идеальный тип секретаря. Имеет ровные отношения со всеми, начиная от уборщиц и заканчивая руководителем. Добросовестно справляется со своими обязанностями. Чувство собственного достоинства не переходит в манию величия, а желание угодить - в подхалимство. Ради собственного благополучия не поступится нравственными принципами. Тактика поведения - аргументированное отстаивание своей точки зрения. Общаться с ней можно абсолютно на равных. Единственный минус - несмотря на прирожденные секретарские качества нередко желает большего, и требует (иногда самовольно берет на себя) новых направлений работы, что не может не сказаться на основной деятельности.
Невзрачность - не порок
Как бы ни были условны любые классификации живых людей, иногда они попадают в самую точку. Хотя работодателя, по большому счету интересует не к какому типу из множества существующих классификаций принадлежит его потенциальный работник. А все же то, насколько профессионально он знает свои обязанности. В кадровых агентствах города, имеющих опыт подбора секретарей, нам сообщили, что главное, о чем спрашивают барнаульские предприниматели - это правильная речь, обаяние и знание основ юриспруденции. Конечно, от потенциальных секретарей требуют также высшего образования, опыта работы, знания компьютера, языков (прежде всего английского). В последнее время наибольшим спросом пользуются женщины от 25 до 35 лет, которые уже имеют некий жизненный опыт, умеют общаться с людьми. Спрос же на юных особ минимален. Кроме того, предпочтение отдается замужним женщинам: им не нужно устраивать личную жизнь, у них есть опыт налаживания отношений, они спокойнее переносят эмоциональные нагрузки.
Сами предприниматели, с которыми нами удалось поговорить, в принципе согласны с мнением профессиональных рекрутеров. "Очень важно, чтобы секретарь имел подготовку по профилю фирмы, где он работает. У нас в адвокатской конторе секретарша - студентка юридического факультета. Где-нибудь в торговой фирме необходима секретарша с торговым образованием", - считает адвокат Олег Хворов. "Секретарь должен владеть всеми вопросами предприятия, знать, к кому из специалистов направить посетителя в отсутствие руководителя", - добавляет директор компании "Декоративные культуры" Николай Одинцов.
Интересно, что все без исключения предприниматели, с которыми нам удалось поговорить, считают, что привлекательная внешность секретаря не главный фактор. Не будем ничего утверждать - в кадровых агентствах считают, что низкие шансы быть принятыми на работу имеют только полярно различные личности: очень яркие и "никакие". Проверить, как же все обстоит на самом деле, достаточно сложно. Но в то, что внешность играет последнюю роль, верится, честно говоря, с трудом!
Самое важное - в нашем Telegram-канале
