1. Бухгалтерия (не важно, это бухгалтер в единственном лице, целый отдел или сотрудники на аутсорсе) должна обладать необходимым и своевременно обновляемым программным обеспечением. Удержать в голове все изменения в законодательстве уже физически невозможно, и программы нам в этом сильно помогают.
1С-Бухгалтерия — это монополист, но, по-моему, единственный продукт, в котором можно вести полноценный бухгалтерский и налоговый учет. За него нужно платить и своевременно обновлять.
Существуют также сервисы, которые нужно оплачивать дополнительно, но при этом они облегчают жизнь бухгалтерии и сокращают затраты: например, ввод данных контрагентов по ИНН (не нужно заполнять огромное количество полей вручную) или ввод первички на основании сканов (посмотрите сервисы КНАП или Ентера).
Есть также несколько сервисов с программами по отправке (сдаче) отчетности в электронном виде.
В случае работы с маркированным или прослеживаемым товаром маст хэв — это программы и сервисы для электронного документооборота (ЭДО). Но и в остальных случаях это снижает почтовые расходы и ускоряет документооборот и сверки с контрагентами.
2. В любой бухгалтерии нужно четко распределить обязанности. Если бухгалтер в одном лице — он должен понимать свои зоны ответственности, а также осознавать, ждете ли вы, что он будет вести, к примеру, управленческий, кадровый, воинский учет, которые, в общем-то, к бухгалтерии не относятся или, тем более, выполнять функции секретаря!
Более крупная бухгалтерия делится на участки: основные средства, банк, касса, первичные входящие и исходящие документы, производство, налоги, бухгалтерская отчетность.
Лично я сторонник подхода, когда некоторые функции удобно переложить на менеджеров компании: выставлять счета, собирать документы, подтверждающие закуп или реализацию товара, и даже сверяться с контрагентами. Это помогает экономить на работе бухгалтера, по сути, без дополнительной оплаты менеджерам, если это предусмотрено регламентами компании.
3. В идеале после разделения на участки (даже если они аккумулируются в одном лице) нужно составить график документооборота, в котором фиксируются все виды документов, входящих и выходящих из бухгалтерии. А их на самом деле очень много.
Мы недавно оформляли такой для производственной компании — получилось более 90 (!). Чем лучше и понятнее расписан функционал, тем эффективнее работа и тем проще понять нагрузку бухгалтеров.
4. Любого бухгалтера (бухгалтерию) нужно контролировать. Программа минимум — календарь сдачи отчетности, контроль за движениями денег по счетам и их остатками, контроль за работой с любыми требованиями и письмами от налоговой. Программа максимум — аудит в сторонней организации. В идеале нужно организовать оба вида контроля.
Мой опыт работы с бухгалтерами показывает, что они очень ценят гибкий или удаленный график (если функционал четко определен, главное, чтобы задачи были выполнены), а также многие готовы трудиться сверхурочно при наличии дополнительной оплаты.
Совсем недавно я начала вести новый проект в «Телеграм» — ликбез по финансам для собственников бизнеса. Если вам не хватает экономического образования или вас волнуют вопросы — как грамотно управлять своей бухгалтерией, как понять, сколько на самом деле зарабатывает ваш бизнес, как оценить свои налоговые риски — подпишитесь по ссылке t.me/vedemuchet.
г. Барнаул
ул. Пролетарская, 92, оф. 22
ул. Малахова, 154, оф. 21
Единая справочная:
(3852) 50-15-20
Самое важное - в нашем Telegram-канале
