Понимая объем и важность документов бизнеса, сервисы искусственного интеллекта помогают как разгрузить сотрудников от выполнения рутинных операций: сравнения версий документов, генерации писем, подготовки аннотаций, так и способны контролировать юридические аспекты, работая в тандеме с юристом, а иногда и заменять его.
По данным из открытых источников на 2024 год, 80% российских компаний используют инструменты системы электронного документооборота.
Основные преимущества СЭД заключаются в системности: все сотрудники компании работают в одной системе, имеют четко сформированные роли и функционал. Прозрачность процесса, благодаря которому в любой момент и на любом этапе можно увидеть всю историю по документу с момента его появления до размещения его в архиве, контролировать и понимать маршруты движений документов — у кого он сейчас находится, какие работы выполняются и какие еще предстоят. Повышается уровень ответственности у сотрудников, так как система отслеживает сроки выполнения заданий по документу, помогает ориентироваться в большом потоке задач и документов, подсказывая какие задачи в приоритете, своевременно информирует о приближающихся дедлайнах. Благодаря этим преимуществам увеличивается эффективность процесса в компании.
Развитие систем ЭДО давно шагнуло далеко вперед и охватывает гораздо больше процессов, чем представляет себе рядовой сотрудник. Системы электронного документооборота позволяют оперативно и удобно взаимодействовать с сотрудниками компании, которые работают удаленно. Перевести в цифру прием на работу, отпуска, командировки и авансовые отчеты, организовать подачу, согласование и подписание заявлений сотрудником без посещения офиса. Система способна обеспечить юридически значимое удаленное ознакомление с приказами и прочими внутренними документами компании. Перевести в цифру предоставление отчетности для контролирующих органов.
Сейчас на рынке СЭД существует множество разнообразных систем. Тут важно правильно выбрать именно свою систему. Основное, на что стоит обращать внимание при выборе:
- Возможности системы. Способна ли одна система перевести в цифру все процессы компании;
- Стоимость и сроки окупаемости;
- Простота использования системы и гибкость в ее настройке;
- Импортонезависимость;
- Грамотная архитектура и масштабируемость. Правильная система должна уметь расти вместе с компанией и справляться с постоянным ростом запросов;
- Развитие системы ее разработчиком. Система должна идти в ногу со временем, удовлетворять не только требованиям меняющегося законодательства, но и поспевать за стремительно развивающимися информационными технологиями, предлагая своему потребителю лучшее.
Компания «ИТ Сфера» давно обратила внимание на данное направление, и сделала выбор в пользу системы электронного документооборота от компании Директум — Directum RX. Первым этапом «ИТ Сфера» внедрила систему кадрового электронного документооборота для трудоустройства, взаимодействия с удаленными сотрудниками. Далее автоматизировали процессы, связанные с обработкой входящих и исходящих, а также внутренних документов. Настроили процессы по согласованию, подписанию и последующему обмену с контрагентами договорных документов. На своем опыте убедились в эффективности внедрения СЭД, получив от коллег положительную обратную связь по системе. «ИТ Сфера» оценила постоянное развитие системы владельцем продукта, что подвигло вступить в партнерство и выделить отдельное направление автоматизации процессов электронного документооборота среди своих текущих и новых клиентов.
Так, с 2022 года компания «ИТ Сфера» является квалифицированным партнером компании Директум. Сотрудники успешно прошли обучения и имеют подтвержденные квалификационные статусы внедренцев, разработчиков и преподавателей. На текущий момент уже опытная команда, состоящая из разработчиков, бизнес-аналитиков, консультантов, специалистов технической поддержки и сертифицированных преподавателей, успешно реализует проекты внедрения решений Directum RX в соответствии со спецификой бизнес-процессов заказчиков, адаптируя систему под их уникальные требования. «ИТ Сфера» не только поставляет программное обеспечение, но и оказывает услуги разработки уникальных решений на базе системы под потребности бизнеса, занимается обучением и сертификацией сотрудников заказчика, созданием центров компетенций у заказчиков, имеющих у себя ИТ подразделения, оказывает техническую поддержку в рамках услуг сопровождения системы.
В 2023 году команда стала лауреатом премии Directum Partner Awards 2023 в номинации «Старт года 2023».
Команда реализовала много интересных и знаковых проектов по автоматизации бизнес-процессов заказчиков из разных сфер деятельности, таких как строительная отрасль, территориальные фонды медицинского страхования, дорожно-транспортные управления, образовательные организации, отрасли торговли и энергетические компании.
В заключение стоит отметить, что в текущих реалиях система электронного документооборота перестает быть просто системой, переводящей бумагу в цифру, а уже представляет собой целую ЭКО систему, использующую возможности ИИ, охватывая практически все бизнес-процессы, существующие в компаниях независимо от ее сферы деятельности. Из простой системы автоматизации, превращаясь уже в необходимую в текущих реалиях ЭКО систему для современного конкурентоспособного бизнеса.
