Как проконтролировать свою бухгалтерию и навести в ней порядок

Бухгалтерия.

ООО "1+1"

Многие руководители сталкиваются с проблемой контроля за бухгалтерской службой. Обычно потому, что ничего в ней не понимают, но при этом осознают риски.

Рекомендации от директора бухгалтерской компании "1+1" Ольги Сорокиной.

Ольга Сорокина, директор компании "1+1"

ООО "1+1"

Осознать функции бухгалтерии

Все факты хозяйственной жизни предприятия должны быть оформлены документально и своевременно отражены в учете;
Все имущество компании должно быть учтено;
Все документы, особенно подтверждающие расходы, должны иметься в наличии;
У налоговых органов не должно быть претензий к компании с точки зрения отчетности и уплаченных налогов.

Ещё в небольших компаниях на главбуха часто ложится функция финансового учета — анализа финансовых результатов и движения денег . В идеале этими вопросами должен заниматься финансовый директор, потому что они предполагают наличие принципиально другого мышления и знания основ финансового менеджмента.

Из функций и задач бухгалтерии очевидно, что они требуют серьезного списка компетенций и накладывают большую ответственность на исполнителей.

Компетенции главного бухгалтера

Теория бухгалтерского и налогового учета: законодательство и все связанные с ним федеральные стандарты учета, умение отслеживать бесконечные изменения.
Базовые навыки налоговой оптимизации, о которых не пишут в учебниках, их можно постичь только из практики или специальных (и недешевых) курсов.
Отличное знание бухгалтерского программного обеспечения. Грамотная настройка критически важна для правильного учёта. Не менее важно — поставить задачи IT-специалистам по «стыковке» бухгалтерского ПО с любым другим на предприятии. Это один из самых востребованных и при этом редко присутствующих навыков.
Основы финансового менеджмента в случае отсутствия в штате финансиста.
Умение донести до руководства задачи учёта для принятия своевременных решений.

Бухгалтерия.

ООО «1+1»

На мой взгляд, это внушительный список. Возможно, поэтому главные бухгалтеры так часто профессионально выгорают и переходят работать на линейные должности, устав от груза ответственности.

Как помочь бухгалтерам справляться с нелегкими обязанностями

Обеспечить достаточное количество «единиц» в бухгалтерии. Разделить должностные обязанности, составить график документооборота, рассчитать нагрузку. Если один бухгалтер выполняет работу за троих, то сложно надеяться на порядок в ней.
Обеспечить информирование бухгалтерии обо всех фактах жизни компании, содействовать в создании упорядоченного документооборота;
Приобретать и обновлять необходимое программное обеспечение. Соблюдение сложных норм современного законодательства без автоматизации невозможно;
Обеспечить платный доступ к правовым ресурсам. В интернете слишком много непроверенной информации, ее использование не раз приводило наших клиентов к серьезным убыткам.
Стимулировать постоянное обучение.

Бухгалтерия.

ООО «1+1»

Как контролировать бухгалтерию

Организовать регулярный контроль за движением денежных средств на счетах — в виде ежедневных или еженедельных отчетов;
Организовать документооборот так, чтобы все электронные требования из налоговых органов, а также запросы банков поступали руководителю на ознакомление;
Обеспечить регулярные сверки с контрагентами и налоговой;
Ежеквартально требовать от бухгалтерии формирование реестров недостающих документов (подтверждающих расходы фирмы).
На особом контроле должны находиться: патенты (своевременная подача и уплата); выручка по спецрежимам (упрощенка, сельхозналог, патенты) и ее приближение к предельным значениям; отчетность и документы по сотрудникам (зарплата, подотчет, больничные листы).
Отличное средство — ежегодный аудит бухгалтерии. Рекомендую проводить в период с мая по ноябрь, когда годовые отчеты сданы и сформированы архивы за год. Так называемый инициативный (не обязательный по закону) аудит может проводить любая профессиональная организация, в том числе "1+1".

С учетом скорости изменений законодательства и развития технологий налогового контроля, в более крупных компаниях должна присутствовать собственная служба внутреннего контроля. Что касается малого бизнеса — надеюсь, мои рекомендации окажутся полезными и применёнными на практике.