Анкета расскажет многое Существует много различных методик проведения кадрового аудита, которые позволяют проводить его для компании любой сферы деятельности. Причем нередко в рамках аудита используется нескольких методов сразу. Как рассказала нам Елена Ковригина, руководитель кадрового агентства "БизнесЛэнд", нередко в качестве одного из методов выбирается анкетирование отдела или подразделения.
Специалисты агентства составляют единый бланк, который содержит вопросы, помогающие изучить моральный климат в компании, понять, насколько людям интересно работать в коллективе, есть ли проблемы во взаимоотношениях с сотрудниками, справедливо ли распределены обязанности и так далее. Не всякий руководитель, тем более в большой организации, знает о существующих проблемах и способен выслушать подчиненных.
Анкетирование проводится анонимно, иногда сотрудникам даже не требуется указывать их подразделение. Заполненные бланки могут передаваться в службу персонала или опускаться в специальный ящик, как во время тайного голосования. Это позволяет добиться результата, когда анкетируемые рассказывают аудитору не то, что хотят услышать их руководители, а то, что действительно наболело.
После анализа информации, полученной во время анкетирования, начинается более углубленная диагностика по выявленным проблемным направлениям.
"Танцуем" от задачи
По словам Светланы Тачковой, руководителя Алтайской консалтинговой группы, выбор методик напрямую зависит от целей, поставленных перед аудиторами: для чего аудит проводится. Например, если нужно оценить персонал и отобрать кого-то для кадрового резерва, можно провести цикл упражнений, деловых игр, во время которых сотрудники должны проявить свои способности, лидерские качества. Также в этом случае можно применить методику оценки персонала "Ассисмент центр".
Если стоит задача сокращения штата, то нужно смотреть не на способности, а на то, насколько хорошо человек выполняет свои обязанности, соответствует должности. В этом случае часто используется метод количественной оценки результатов. Например, при аудировании специалистов по продажам принимают во внимание количество привлеченных за определенный период клиентов, общую сумму заказов и так далее. Также можно выделить качественные показатели, характерные для той или иной должности и оценить сотрудников по ним. Кроме того, в случае с сокращением целесообразно провести "фотографию рабочего дня" сотрудников, когда по минутам фиксируется, чем человек занимается на рабочем месте.
Выполняя аудит сотрудников управленческого звена, необходимо оценить их личностные качества. В этом случае опять же формулируются основные качества, которые требуются управленцу. Например, энергичность, способность вести людей за собой, структурированность мышления и так далее. Судить о наличии или отсутствии этих качеств можно, когда управленцы выполняют заданные упражнения, говорят и показывают, как поступили бы в смоделированных ситуациях.
Вернемся к сравнению кадрового аудита с медицинским обследованием. Случается, человек жалуется врачу на боль в боку и аппендицит. А судя по анализам, лечения требует совсем другой орган. Так и в бизнесе: заказчик сетует, что сотрудники обленились, работают неэффективно. Но аудит показывает, что проблема не в персонале, а в отсутствии у компании миссии и цели. Не исключено, что после аудита заказчику придется взяться вовсе не за персонал, а заняться стратегическим планированием.
Основные шаги
Как рассказала нам Екатерина Третьякова, руководитель центра кадровых решений "Бизнес-Магистр", кадровый аудит обычно проводится в три этапа.
* Этап I - подготовительный:
специалисты знакомятся с предприятием, проводят установочные интервью, уточняют задачи аудита и подбирают инструментарий для их реализации.
* Этап II:
проводится процедура аудита с использованием различных методик.
* Этап III:
подготавливаются выводы и рекомендации по результатам диагностики персонала.
Участие кадрового агентства возможно еще на одном этапе - реализации решений по итогам аудита. Как показывает практика, заказчик не всегда может справиться с этим собственными силами.
Когда нужен кадровый аудит
Если в поведении персонала компанию ничто не беспокоит, вряд ли она станет затеваться с проведением кадрового аудита. Практика показывает: работодатели заказывают эту услугу, когда кадровые проблемы налицо. Светлана Тачкова, приводит такие примеры.
Когда заказчики обращаются за аудитом
* Увеличивается текучесть кадров, ценные сотрудники по непонятным причинам уходят к конкурентам.
* Работодатель замечает: персонал стал работать хуже, не проявляет активности, инициативы.
Когда аудит действительно нужен: мнение профессионалов
* В компании планируется реструктуризация. Диагностика нужна, чтобы понять, кто соответствует должности, а кто нет. Кто подходит для новых целей компании, а кто будет балластом.
* Требуется сформировать кадровый резерв: выделить сотрудников, которых имеет смысл обучать и развивать для дальнейшего повышения в должности.
* Стоит задача минимизации издержек, в том числе за счет сокращения штата.
* Планируется расширение штата. Нужно верно выбрать руководителей новых подразделений, кого-то перевести в новую структуру и т. д. Опрос
А кто заказчик?
Мы поинтересовались у руководителей компаний, занимающихся кадровым аудитом, какие организации обычно заказывают эту услугу, и для персонала какого уровня она проводится.
Светлана Тачкова:
- Обычно кадровый аудит является частью большого проекта по оказанию консалтинговых услуг компании. Как и в целом консалтинговые услуги, его заказывают либо компании, находящиеся на стадии бурного роста, либо работающие на мобильном, динамичном рынке (например, в сфере телекоммуникаций). Другой вариант - когда дела у компании обстоят неважно или сложная ситуация на рынке (на мой взгляд, сейчас примером такого рынка может быть зерноперерабатывающий). Нередко заказать кадровый аудит компанию побуждает резкое увеличение штата - скажем, от пяти человек до ста, либо от ста до четырехсот.
Елена Ковригина:
- Это чаще всего компании, которые активно выросли, расширились, приняли новых людей. Они сталкиваются с такой проблемой: штат большой, нет единой команды, а руководитель не может проследить за работой каждого сотрудника.
В основном нашими клиентами являются коммерческие предприятия, в частности, занимающиеся торговлей. Заводы, производственные предприятия обращаются значительно реже: обычно там четче распределение труда, работники имеют должностные инструкции, так как это требуют правила охраны труда, и за их отсутствие работодатель может быть наказан. Как правило, и специалисты, работающие с персоналом, там достаточно грамотные.
Екатерина Третьякова:
- Нашими услугами по кадровому аудиту пользуются предприятия разного профиля: от производства до розничной торговли. По численности - от пяти до 150 человек. Процедура аудита непосредственно затрагивает категорию от среднего звена и выше.
Прямая речь
Улыбнитесь, вас "фотографируют"
Елена Ковригина, руководитель кадрового агентства "БизнесЛэнд":
- Если нужно сделать "фотографию рабочего дня" одного сотрудника, наш консультант проводит с ним несколько дней и детально описывает, чем человек занимается. Если это методика применяется для целого отдела или подразделения, мы приглашаем сторонних специалистов, в основном, студентов вузов, которые уже достаточно подкованы теоретически в управлении персоналом. Они с удовольствием участвуют в таких мероприятиях - это позволяет им получить опыт. Такие "фотографы" действительно независимы, они выполняют в основном механическую работу: отследить, спросить, уточнить, зафиксировать. Анализировать данные будет консультант кадрового агентства.
Конечно, не все сотрудники спокойно относятся к тому, что каждый их шаг фиксируют. Перед началом "фотографии" руководителю компании или подразделения нужно объяснить сотрудникам цель, которая должна быть достигнута. Разговор "по душам" помогает избежать недопонимания и негативной реакции на специалистов кадрового агентства. После объяснений сотрудники становятся более открыты, нередко помогают консультантам, предлагают свои варианты необходимых компании изменений.
Недавно мы проводили "фотографию рабочего дня" двух сотрудников отдела кадров. Начальник отдела интуитивно чувствовал, что два кадровика для компании - это много. "Фотография" подтвердила его догадки, консультант предложил сократить или перевести в другой отдел одного из специалистов, а второго обучить использованию в работе программного обеспечения, ведь нет необходимости заполнять все кадровые документы от руки. В итоге со всей работой стал справляться один человек.
