В 2010 году филиал "МТС" в Алтайском крае провел оптимизацию работы системы печати в офисах. Сергей Веретенников, директор по эксплуатации информационных технологий филиала "МТС" в Алтайском крае, рассказал, как это происходило и какие результаты были достигнуты.
Рецепт экономии
Оптимизация офисной печати в филиале "МТС" по Алтайскому краю проводилась с июня по сентябрь 2010 года. В проекте не предполагалась покупка печатающих устройств и серверов. Финансовые затраты были только на приобретение программного обеспечения (ПО). Поэтому инвестиции оказались невелики. "Срок окупаемости проекта составит три-четыре квартала", – говорит Сергей Веретенников.
По его словам, до проведения оптимизации как такового контроля над процессом печати в филиале не было. Рассчитывался только расход картриджей и бумаги исходя из прошлых месяцев. Оптимизация была нужна прежде всего для того, чтобы обеспечить непрерывность процесса печати. "Остановка принтеров на кассах или в бухгалтерии сказывается на выручке и других финансовых показателях бизнеса", – отметил Сергей Веретенников.
В ходе реализации проекта решались и другие задачи: получение контроля над процессом печати, сокращение стоимости печати одного листа. Для этого было необходимо уменьшить затраты на расходные материалы, сократить модельный ряд используемой оргтехники, перейти от локальных устройств печати к сетевым, сократить нецелевую печать.
На основе "Стандартов обеспечения сотрудников IT-ресурсами", созданных на уровне корпоративного центра компании "МТС", был определен порядок доступа к печатающим устройствам. Локальные принтеры остались у тех, кто ведет конфиденциальный документооборот, и тех, кто работает с абонентами. Остальные специалисты были переведены на сетевые принтеры. Схема их размещения была согласована с руководителями подразделений. На некоторых сетевых устройствах был введен экономичный режим. Доступ к цветному принтеру сотрудники стали получать только после написания заявления с обоснованием.
Теперь по итогам каждого месяца работы составляется два отчета. "Информация о нецелевой печати еженедельно собирается в ручном режиме – мы просматриваем списки документов, которые были распечатаны и содержат более 10 страниц. Весь объем документов отследить невозможно, для этого пришлось бы открыть отдельную вакансию. Ежемесячный отчет о копиях в разрезе подразделений составляется автоматически. С его помощью мы планируем потребность в расходных материалах (картриджах, бумаге) и обслуживании техники в подразделениях", – рассказывает г-н Веретенников.
Результаты оптимизации
Экономические результаты
1. Был получен инструмент, который позволяет оценить экономические затраты на печать и обосновать их при бюджетировании.
2. За два месяца потребность в расходных материалах сократилась на 25%. Прогнозируется, что за год филиал сможет сэкономить 23% годового бюджета на печать.
Организационные результаты
1. Отмечено снижение случаев нецелевого использования техники до одного-двух раз в месяц. Отчет о нецелевой печати направляется руководителям подразделений, которые сразу устраивают "разбор полетов". Раньше сотрудники печатали книжки, рефераты детям, особенно злоупотребляли цветной печатью.
2. Удалось минимизировать складские запасы за счет точного прогнозирования потребности в расходных материалах.
3. В случае поломки какого-то сетевого печатающего устройства пользователей оперативно можно перевести на другое, что обеспечивает непрерывность печати.
4. Произошло усиление защиты конфиденциальной информации, так как контролируются все документы, которые были отправлены на печать. Сотрудники, которые могли бы распечатать какие-то документы и вынести печатные формы за пределы компании, уже такой возможности не имеют.
Технический результат
Была проведена стандартизация устройств печати, за счет чего снизилась стоимость обслуживания и ремонта оборудования.
Недостатки
1. Используемое ПО не позволяет выводить документы на печать постранично. Документ предварительно должен полностью загрузиться на принтсервер. Это привело к увеличению времени на распечатку.
2. Используемое ПО не может контролировать локальные принтеры. Но этот недостаток сглаживается тем, что локальных устройств мало.
3. Необходимость дополнительных мер ограничения прямой печати по устройствам, чтобы сотрудники не имели возможности в обход принтсервера печатать на цветном принтере.
4. Дополнительная нагрузка на каналы связи между принтсерверами, из-за чего снизилась их пропускная способность, и информация, не имеющая отношения к печати, передается медленнее.
Опыт "Сибирьтелекома"
Оптимизация затрат на печать в Алтайском филиале "Сибирьтелекома" началась в 2007 году. Для оптимизации "внутренних" бизнес-процессов была внедрена система электронного документооборота, которая почти устранила необходимость печати и физической рассылки документов, циркулирующих в подразделениях по всему краю. За это время объемы печати служебных документов сократились вдвое, оперативность взаимодействия сотрудников повысилась. Взаимодействие с клиентами, где это возможно, также направляется в "электронную" плоскость (работа через личный кабинет и пр.). Для уменьшения затрат приобретаются более экономичные принтеры, используются двусторонняя печать, перезаправка картриджей. Это позволило за три года сократить стоимость печати одного листа приблизительно на 40%.
Источник: Алтайский филиал "Сибирьтелеком".
Цифра
10–12 человек используют один сетевой принтер в филиале "МТС" по Алтайскому краю. Они печатают до 20 тыс. страниц в месяц.
Самое важное - в нашем Telegram-канале
