Начните с аудита документооборота
Первый шаг – понять, какие документы используются в работе и как они проходят внутри бизнеса. Стоит отдельно посмотреть на взаимодействие между сотрудниками, обмен с контрагентами и оформление документов с клиентами.
Полезно зафиксировать:
- какие документы создаются чаще всего;
- кто их готовит и подписывает;
- сколько времени занимает оформление;
- где возникают задержки;
- какие расходы связаны с печатью и хранением;
- какие процессы требуют личного присутствия клиента.
После такого анализа проще определить, какие операции стоит переводить в цифровой формат в первую очередь.
Выберите процесс для пилотного запуска
Лучше начинать с массового и понятного сценария. Например, компания может перевести в электронный вид договоры с клиентами, заявления, согласия или другие документы, которые сотрудники регулярно распечатывают и подписывают вручную.
Учитывайте, с кем происходит обмен
Для работы между юридическими лицами часто используются операторские системы ЭДО и квалифицированные электронные подписи.
При взаимодействии с физическими лицами может применяться другая схема. Например, клиент получает документ по ссылке и подтверждает подписание простой электронной подписью, если такой способ допустим для конкретного документа и правильно оформлена юридическая модель.
Для подобных процессов подходит Безбумажный офис F.Doc – сервис предназначен для электронного подписания и обмена документами между компаниями и клиентами-физлицами.
Проверьте юридическую сторону
До запуска необходимо определить, какой вид электронной подписи подходит для выбранных документов и какие требования законодательства распространяются на конкретный процесс.
Также важно установить правила идентификации подписанта, хранения электронных экземпляров и предоставления доступа к ним. Если используется простая электронная подпись, условия ее применения должны быть закреплены в соответствии с требованиями закона об электронной подписи.
Проведите пилот и измерьте результат
Новую систему разумно сначала протестировать на одном подразделении, типе документов или группе сотрудников. За время пилота можно оценить, насколько удобно решение пользователям и клиентам.
Сравнивать стоит не только стоимость бумаги. Полезно измерять время оформления одного документа, число ошибок, долю успешно подписанных экземпляров, нагрузку на сотрудников и количество операций, которые все еще выполняются вручную.
Масштабируйте только работающий сценарий
Если пилот показал положительный результат, электронный процесс можно распространять на другие подразделения и типы документов. Одновременно стоит интегрировать систему ЭДО с CRM, учетными программами или другими корпоративными решениями, если это действительно сокращает ручные операции.
Главная ошибка при переходе – пытаться автоматизировать сразу все. Гораздо эффективнее выбрать конкретный процесс, проверить его на практике, исправить слабые места и затем последовательно расширять электронный документооборот.
Чек-лист внедрения ЭДО
Перед полноценным запуском проверьте, выполнены ли основные шаги:
- провести аудит текущего документооборота;
- определить документы, которые выгоднее всего перевести в электронный формат;
- разделить процессы с сотрудниками, контрагентами и физическими лицами;
- выбрать подходящий вид электронной подписи;
- проверить юридические требования к каждому типу документов;
- выбрать сервис ЭДО и при необходимости настроить интеграцию с CRM или учетной системой;
- определить правила хранения и доступа к электронным экземплярам;
- обучить сотрудников работе по новому сценарию;
- запустить пилот на ограниченном участке;
- измерить скорость оформления, количество ошибок и долю успешно завершенных операций;
- устранить выявленные проблемы;
- постепенно подключать новые подразделения и типы документов.