Не повторяйтесь
По старой доброй традиции мероприятия с участием чиновников проходят так: сначала коротенько (минут на 40) выступит начальник, всех, простите, "укачает"… А затем уж дают по три минутки тем, ради кого само мероприятие и организовано. Знакомая история? А что если поменять порядок и не давать чиновнику слова, пока не выскажутся остальные? К нашему удивлению, опрошенные бизнесмены не были против традиционного порядка.
"Иногда, не услышав отчет, невозможно дискутировать", - считает Елена Неверова, директор Центра государственного заказа. "Кто-то же должен запустить процесс", - объясняет Геннадий Малков, директор агентства недвижимости "Дом". "Чиновники представляют интересы большого числа людей, - добавляет Андрей Олишевский, гендиректор "Алтайской ярмарки". - Просто иногда правильнее поручить вести совещание или "круглый стол" подготовленному модератору, а не самому высокопоставленному участнику заседания".
"Если чиновник говорит дело, пусть хоть весь день отнимает, - говорит Геннадий Малков. - Самое главное - способствует ли выступление решению вопроса, проблемы. Иногда на таких мероприятиях очень не хватает ведущего - он мог бы вовремя остановить выступающего, когда тот начинает повторяться. Между тем в Европе это давно практикуется". "Выступления чиновников нужны, если они не дублируют друг друга", - добавляет Елена Неверова.
Не затягивайте
Есть у собраний и еще одна традиция: они затягиваются. Увы, из-за этого их эффективность только падает.
"Когда заседание проводится 2-2,5 часа - это просто потеря времени, - сожалеет Елена Неверова. - На подобные мероприятия следует тратить не более 40 минут. Иногда даже за 15 минут можно решить проблему, если работать конструктивно. По-моему, Билл Гейтс говорил: "Я купил ваше время с девяти до шести, если вы не успеваете, я не должен оплачивать дополнительное время".
"Такие мероприятия должны продолжаться не больше полутора часов, - утверждает Геннадий Малков. - Длительные собрания проводить не имеет смысла: люди устают".
Не сторонник длинных совещаний и Андрей Олишевский: "Как правило, если совещание затянуто, оно плохо подготовлено. Если участники получили задание заранее, подготовились, а сам процесс организован верно, остается выбрать наиболее подходящее решение из предложенных и наметить пути его реализации".
Готовьтесь заранее
Частенько резолюция собрания (если она есть) готовится еще до собрания. Зачем, спрашивается, заседать?
"На собраниях, где действительно нужно решить проблему, невозможно составить резолюцию заранее, - поясняет Елена Неверова. - Те, кто составляет ее до собрания, не хотят слышать другие мнения и точки зрения, противоположную сторону. Часто заранее подготовленная резолюция - это перевод бумаги".
Однако если мероприятие было хорошо подготовлено - готовая резолюция не грех: только вноси корректировки. "Так можно избавиться от лишней демагогии, представить результат и вести совещание по эффективному сценарию", - полагает Андрей Олишевский. "Я положительно отношусь к тому, что резолюции готовятся заранее, - говорит Геннадий Малков. - Бывает ведь и такие люди, которые не могут ничего придумать и решить".
Ведите протокол
Но вот заседание прошло, все с облегчением разошлись, а что дальше? "Любое совещание надо протоколировать, - говорит Андрей Макулов, председатель правления "ФорБанка". - Если просто поговорили, протокол не подготовлен, все забывается, результативность нулевая. Мало ли кто что сказал?"
Заседания Алтайского банковского союза, как считает Андрей Макулов, достаточно эффективны хотя бы потому, что рабочая группа проводит большую предварительную работу.
"А без этого времени жалко, - говорит банкир. - Когда мы готовили программу развития банковского сектора, нас сначала предварительно опрашивали, требовали предложений, потом провели заседание с протоколом. А затем взяли протокол, звонят и говорят: "За вами записаны два вопроса". И каждую неделю звонили - пришлось вносить предложения".
Распускайте президиум
И еще один вопрос мы задали нашим экспертам: зачем, собственно, на многих заседаниях избирают президиум?
"По-моему, президиум - это устаревшая форма, - согласился Геннадий Малков. - К тому же часто в нем появляются одни и те же лица".
"Лично я не понимаю, зачем вообще нужны президиумы! - восклицает Елена Неверова. - Чтобы показать лучших людей, портреты которых надо повесить на Доску почета? Люди, сидящие в зале, могут быть не менее важными. Когда-то президиумы были очень популярными. Но это не повод проводить заседания по-старому".
Правда, так считают не все. "При проведении съездов предпринимателей мы спорили, нужен ли нам президиум, - говорит Татьяна Ларина, директор торгового дома "Старые традиции". - И в конце концов решили, что с трибуны съезда предпринимателям удобнее обращаться к чиновникам и другим руководителям, если они сидят в президиуме".
… Кстати, а вы сами-то где эту статью читаете? Уж не на очередном ли заседании, сидя в заднем ряду?
Способ выпустить пар
"Процентов 40 мероприятий, на которых мне доводится присутствовать, малоэффективны", - считает Андрей Олишевский, гендиректор "Алтайской ярмарки". "Во-первых, проблема поставлена неактуальная, да и некорректно, - объясняет он. - Во-вторых, цели и задачи совещания и форма его проведения не соответствуют друг другу. Часто заранее не рассылаются вопросы и предварительные материалы. А тогда и постановка задач, и поиск решений, и выработка приемлемого варианта - все комкается в одно заседание, которое либо проходит формально, либо затягивается, а затем переносится, дорабатывается - и дальше "в песок".
По этой же причине некоторые бизнесмены посещают подобные мероприятия выборочно, как, например, Геннадий Малков, директор агентства недвижимости "Дом". Потому как часто это - лишь способ выпустить пар и не более того.
К мнению Геннадия Малкова присоединяется и Елена Неверова, директор Центра государственного заказа: "Не понимаю цель многих подобных мероприятий. Мало обменяться мнениями, должны быть вынесены решения. На такие заседания, как, например, обсуждение стратегии развития края, я даже не ходила".
Вы потеряете время, если…
- Сообщение на совещании длится более 20 минут;
- заседание проходит более двух с половиной часов;
- заседанием руководит директор (начальник) учреждения: он будет контролировать его ход, услышит только то, что ему хочется услышать, а выступающие будут говорить только то, что ему приятно;
- человек, наделенный властью и правом принимать решения, будет выступать первым;
- на собрании, на котором ставится цель общими усилиями и неформальными методами найти решение, избран президиум;
- собрание проходит в большом помещении с плохой акустикой, в котором нет заранее приготовленных карандашей, бумаги, не работают микрофоны.
Вы проведете время с пользой, если…
- Люди, приходящие на собрание, заранее знают, для чего их позвали;
- ведущий собрания соблюдает нейтралитет, не дает оценку выступлениям, не высказывает собственные идеи, а помогает собравшимся сконцентрировать энергию на достижении целей, следит, чтобы каждый желающий получил слово;
- ведущий вовлекает в обсуждение всех, в том числе "трудных" участников: "заднескамеечников" (они в последних рядах занимаются своим делом), "шептунов" (они шепчутся с соседями), "трясунов" (эти все время качают головой, закатывают глаза или производят другие отвлекающие действия);
- секретарь фиксирует все, что происходит на собрании, записывает основные идеи, составляет резюме собрания и представляет его для одобрения всем участникам;
- участники собрания не отвергают с порога все, что предлагается, и не переходят в оборону, как только их идею критикуют;
- ответственное лицо (начальник, директор и пр.) не оказывает давление;
- дата, время начала и окончания собрания сообщаются заранее (лучше - за неделю).
Анна ПОТЕМКИНА, Надежда СКАЛОН.
Примечание: использована книга Майкла Доэла и Давида Страуса "Как сделать собрание более эффективным".
Самое важное - в нашем Telegram-канале
